Mit Tabellen arbeiten
Das Programm kann Tabellen automatisch erkennen, unabhängig davon, ob auf den Originalseiten Rasterlinien sind oder nicht. Mit Ihrer Einstellung für das Originallayout fördern Sie eine Tabellenerkennung bei der automatischen Erkennung oder verhindern diese. Wenn Tabellen erkannt und in Tabellenbereiche eingezeichnet werden, werden die Tabellen im Texteditor mit Rasterlinien angezeigt.
Sie können vor dem (nochmaligen) Erkennen einer Seite Tabellenbereiche manuell einzeichnen. Wurde eine Tabelle bei der automatischen Verarbeitung nicht erkannt, ändern Sie den Bereichstyp in Tabelle um. Sie können auch mithilfe der Schaltflächen in der Bildwerkzeugleiste Tabellentrennlinien im Bereich einsetzen oder ändern.
So gehen Sie vor, wenn die gesamte Seite aus einer Tabelle besteht:
Mit der Einstellung Tabelle aus der Dropdown-Liste für die Layout-Beschreibung werden Bereiche automatisch erstellt. OmniPage zeichnet dann einen einzigen, großen Tabellenbereich rund um die gesamte Seite ein. Verwenden Sie diese Einstellung, wenn Sie das Dokument in ein Tabellenkalkulationsprogramm exportieren oder eine ganzseitige Tabelle haben möchten. Für Dateien mit Tabellen gibt es für die Ausgabe den Formatierungsgrad Tabelle.
Tabellen nach der Erkennung bearbeiten
Tabellen werden im Texteditor, unabhängig von der gewählten Ansicht, in Form von Rastern dargestellt. Sie können den Text in den Tabellenzellen bearbeiten. Sie können auch mithilfe des Cursors die Tabellentrennlinien verschieben. Auf einer Rasterlinie wird der Cursor zu einem doppelköpfigen Pfeil. Ziehen Sie die Linie an die gewünschte Stelle. Sie können die Linien auch mithilfe der Lineale positionieren. Trennlinien sollten nicht quer über den Text verlaufen.
Eine Reihe kleiner grauer Pfeile am Rand einer Tabellenzelle bedeutet, dass ein Teil des Tabelleninhalts nicht angezeigt werden kann. Vergrößern Sie die Zelle, um diesen zu sehen.
Zellen verbinden und teilen
Sie können einzelne Tabellenzellen zu einer einzigen Zelle zusammenfügen. Der Inhalt aller Zellen wird in die zusammengefügte Zelle eingefügt; verwenden Sie gegebenenfalls die Bildlaufleiste, um den gesamten Inhalt anzusehen. Mit dem Befehl Rückgängig Zellen verbinden im Menü Bearbeiten können Sie die Zellen direkt nach dem Verbinden wieder trennen. Später verwenden Sie dazu den Befehl Zellen teilen.
Sie können miteinander verbundene Zellen wieder teilen. Diese Option wird verfügbar, wenn Sie eine verbundene Zelle auswählen. Der Inhalt der verbundenen Zelle wird in diejenige der getrennten Zellen eingefügt, die sich oben links befindet. Verwenden Sie gegebenenfalls die Bildlaufleiste, um den gesamten Inhalt anzusehen. Der Befehl Rückgängig Zellen verbinden steht möglicherweise noch zur Verfügung; mit diesem Befehl werden die Zellen und ihr Inhalt wieder hergestellt.
Tabellen formatieren
Im Dialogfeld Rahmen und Schattierung im Menü Format können Sie Linien- und Schattierungsformen für die Tabellen wählen. Sie können auch bereits vor der Erkennung gewisse Rahmenformatierungen auswählen, und zwar im Kontextmenü des Tabellenbereichs.
Mit den Menüelementen Zellenausrichtung im Menü Format oder im Kontextmenü können Sie auswählen, ob der Text in den ausgewählten Zellen oben, mittig oder unten ausgerichtet werden soll. Dies ist die vertikale Ausrichtung. Für die horizontale Ausrichtung verwenden Sie die Schaltflächen der Formatierungswerkzeugleiste.
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Im Formatierungsgrad Unformatierter Text können Tabellen angezeigt, nicht aber geändert werden. Schalten Sie hierzu in eine andere Ansicht um.
Tabellen speichern
Bei einigen Dateitypen haben Sie beim Speichern die Wahl, ob Tabellen in Rastern oder als tabulatorgetrennte Spalten exportiert werden sollen. Bei anderen können Sie zwischen einem tabulatorgetrennten und einem leerzeichengetrennten Format wählen. Wählen Sie im Dialogfeld mit den Konverteroptionen unter Tabellen die entsprechende Option aus.
Tabellen können beim Speichern in Microsoft Excel auch in Kalkulationstabellen umgewandelt werden. Wählen Sie beim Export den Formatierungsgrad Tabelle, wenn die Tabelle die ganze Seite oder den größten Teil der Seite ausmacht, denn hierbei wird jede Seite in einem eigenen Arbeitsblatt gespeichert. Wenn dagegen jede erkannte Tabelle eines Dokuments in ein separates Arbeitsblatt gestellt werden soll, wählen Sie vor der Erkennung das Seitenlayout Automatisch und geben Sie beim Speichern den Formatierungsgrad Formatierter Text an. Andere Inhalte werden auf dem letzten Arbeitsblatt als Index gesammelt. Die Tabellen werden durch Hyperlinks auf ihr eigenes Arbeitsblatt ersetzt.